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浅谈建设工程电子档案的特点与管理

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响
   摘要:本文以房屋建筑工程电子档案管理为实例,通过阐述建设工程电子档案的特点,探研建设工程电子档案的保管方法,并对管理现状提出建议,以提高档案管理水平。
  关键词:建设工程;电子档案;管理

  随着科学技术的迅猛发展信息时代的到来,现代通讯技术及网络技术的应用已渗透到各个领域,建设工程档案的电子化和信息化将成为必然趋势。在实际工作中,运用现代电子技术能大大提高人们的工作效率和工作质量,促使档案管理的根本性变革,因此,实际工作中建设工程电子文件是建设工程电子档案管理的一项重要内容,充分认识工程电子文件的特点对于我们做好建设工程电子文件管理工作,维护工程电子档案齐全、完整、准确、系统,都是十分必要的。
  1建设工程电子档案的特点
  建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子档案是指按照规程编制、经过验收合格并归档的电子文件的集合。建设工程电子档案是档案的一种,具有档案的一般特性,即原始记录性。同时,又具有不同于其他档案的特性,即专业性、成套性等,根据房屋建筑工程电子档案的特点,归纳起来有“七性”。
  1.1专业性
  任何一项科技生产活动都是在一定的专业范围内进行的,建设工程档案涉及的专业技术活动包括了工程勘察、设计、施工等专业,涉及到工程地质、水文地质、勘探、测绘、水文、土建施工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工、设备管理等。房屋建筑工程竣工电子档案也涉及多个专业,包括地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑设备安装等专业。每个专业及其施工、竣工过程中形成的电子文件是特定专业技术活动的成果,具有鲜明的专业性特征,不同专业的技术文件不能混淆在一起。由于CAD设计软件在各专业的使用中不统一,因此,电子文件在归档时应同时考虑各专业的特点。
  1.2成套性
  建设工程档案形成于整个建设项目,贯穿从设计、施工到竣工的所有专业技术活动,反映了建设项目从调研、可行性评估、审批、计划、勘测、施工、竣工等专业的内容,其档案记载反映了建设项目活动的全部过程和成果。房屋建筑工程电子档案是按照独立工程项目组成的一套完整、准确、系统的电子档案,它包括建设项目各专业在施工、竣工过程中形成的图纸、表格、文件材料等。
  1.3阶段性
  以工程建设项目为单位进行施工,有一定的基本程序,分为施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段。每一阶段都形成大量的电子文件,它们之间既有密不可分的有机联系,又有明显的阶段区分。阶段性的特点要求归档时必须与纸质档案一样进行整理分类。
  1.4动态性
  工程从开工、建设、验收,一直处于动态之中。在施工过程中经常出现变更设计,需要对施工设计文件进行修改和补充,以适应施工要求。这种修改的动态性要求纸质文件与电子文件的修改同时进行,做到图物相符,才能保证电子档案与纸质档案内容的一致性。
  1.5依赖性
  建设项目电子文件与其他电子文件一样是计算机生成和读取且用数字代码记录信息的,其归档和形成的电子档案也同样依赖于计算机系统,包括计算机硬件,由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性,脱离了赖以支持的软、硬件系统后,有些文件就会变成无法识读的“死文件”,将无法对电子文件进行传递和管理。
  1.6分离性
  计算机系统中信息的相对独立性使得对信息的修改十分容易,而且修改之后不显示任何改动过的痕迹。同纸质档案相比,电子档案的显著特点是:内容与载体可分离,易于修改、复制且不具备直观性,易于伪造仿制以至真假难辨。因此,归档的电子文件要做特殊技术处理,以确保其凭证效力。
  1.7寿命的不确定性
  与纸质档案不同,电子文件的载体脆弱、不稳定,信息载体依赖于一定的硬件和软件技术,一旦该技术过时,数字载体信息就无法读出,其寿命也无法保证。因此,电子档案保护技术和措施尤为重要,档案人员应针对其特点,结合纸质档案的管理方法,对电子档案采取必要的保护措施。
  2工程电子档案的归档要求
  2.1归档时间
  建设单位应负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程电子文件的形成、积累和立卷归档工作,并对其归档文件资料的内容及质量进行检查,确保文件的齐全完整。工程建设项目应在工程竣工验收备案后三个月内,将竣工纸质文件和电子文件一并向各级档案部门移交,并附有电子文件目录及说明。
  2.2归档范围
  建设工程电子文件归档范围,应依据纸质工程文件的归档内容,整理与纸质档案完全一致的电子档案。一是文本文件,包括重要的可行性研究报告、施工组织设计、沉降评估咨询报告、竣工验收报告等;二是CAD图样文件,包括全套施工设计图纸文件、变更设计、竣工形成的图纸文件及扫描后的图片等;三是各种检测文件,包括产品质量证明文件,原材料、质检站的各项检验检测报告等;四是各类表格文件,包括分部、分项工程质量验收记录、隐蔽工程质量验收记录、竣工验收报告等。
  2.3归档方式
  可分为网上和介质移交。网上移交是指有条件的地方在移交单位开通网络技术的前提下,工程项目负责人向档案部门传输电子文件;介质移交不通过网络传输,归档时将电子文件拷贝后刻录在光盘上移交给档案部门。
  3工程电子档案的管理
  建设工程电子档案与传统的纸质档案相比其易损性大,在保管上要求更加严格,为此应注意以下六点:
  3.1电子档案的介质要求
  电子档案应使用较高质量的光盘作为存储介质,质量不好的存储介质可能影响甚至危害电子档案信息的安全,作为长期保存的工程项目电子档案的存贮介质应选择高质量的CD铜质光盘。铜质光盘的保存期为80 a以上,一般光盘的保存期仅为7 a左右。铜质CD盘可以在任何硬件和软件中通用且存贮费用低、容量大、寿命长、读取速度快。
  3.2控制好温湿度
  不要让光盘接触热源,光盘的盘基主要成分是聚碳酸脂,在接触热源后,会同塑料一样发生变形。为防止不适宜的温湿度对光盘载体的危害,一般要求环境温度在17~20 °C左右,
  
  湿度在35%~45%左右。高温、潮湿的环境会影响光盘的性能和寿命。
  3.3防止光盘损伤
  要对光盘的反射层加强保护,如果反射层损伤,激光无法反射到光驱的光敏探头,信息也就无法读入计算机。
  3.4专柜保管
  光盘裸露在空气中或阳光,会导致光盘逐渐老化,反射层的铝也会在空气中氧化,缩短光盘的使用寿命。因此,光盘片应存放在具有防潮、防磁、防静电等功能的防磁柜中。
  3.5日常管理要注意操作方法
  管理人员不能用手直接触摸光、磁性介质,应戴手套操作,轻拿轻放。
  3.6信息安全至关重要
  信息技术条件下,信息的共享性、开放性决定了档案信息安全的脆弱性。因此,必须采取有利措施,加强对电子档案信息安全的管理,确保档案信息系统的绝对安全。
  4需要注意的几点问题
  (1)对建设工程竣工电子文件进行归档管理是当务之急,各勘察、监理、设计、施工、建设单位应将电子版工程文件及时保存下来,以便充分发挥其在检索、利用、传输、存贮等方面具有的特殊作用。

   (2)档案部门应提高档案数字化管理能力,将库存的大量重要的需永久保存的纸质工程项目竣工档案,有选择地进行扫描转换为电子文件。
  (3)针对建设工程电子文件多种来源的现状,要统一归档渠道,利用建设工程电子文件归档与管理系统软件,实现对建设工程电子文件的前端控制和全程管理,保证建设工程电子文件的真实性、完整性与长期可读性。
  (4)在把握证实电子文件的凭证之前,计算机生成的电子文件要及时转换成纸质文件脱机保存,防止机型变化后不能使用的后顾之忧。实行“双轨制”,纸质档案和电子档案必须同时并存。
  (5)电子档案最终保存在光盘中,所有电子文件必须刻盘保存(一次写入型光盘CD-R),档案人员需对其编号、排列加以整理。
  (6)各级档案部门的职能应从重保管轻利用的管理模式转变为重视开发利用信息上来,工作重点是将档案中的信息通过档案人员开发挖掘出来,及时在网上提供利用,更好地体现档案的价值。
  5结束语
  当前,我国也存在建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争,管理体制必将渐进改革,建设工程电子档案管理也会涌现新情况,同时也存在较大的发展机遇和空间。我们应积极学习和借鉴国外先进的建设工程电子档案的经验,充分发扬我们已有的优势,重视加强建设工程档案人才的培养和激励机制的完善,不断总结经验,使建设项目档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

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