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工程设计档案信息电子化管理及特点

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    随着市场经济的发展,工程项目建设也愈来愈得到深入发展,如何加强工程设计档案资料管理是提高工程质量的一项重要的工作。档案是设计企业档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程, 工程设计单位既有与一般生产经营单位的共性,又有应用科学研究、技术开发单位的特性,是以智力劳动为主,多学科、多专业的知识技术密集型的软件产业部门。其生产的设计产品是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果,表现为技术文件、技术图纸等。从工程建设的全过程看,设计产品是为工程建设和技术改造服务而创作的中间产品,是编制建设计划、设备材料定货加工、现场施工、建造安装、生产准备、竣工验收等诸项工作的依据条件,同时也是设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备即工程设计档案。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想、科技方法和科技配套成果,真实地反映了设计实践活动的历史过程, 除具有科技档案的一般共性外,还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求, 对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就工程设计档案信息电子化管理及主要特点,谈谈个人的体会。
  
  一、工程设计档案信息电子化的现状
  
  1.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录工程档案系统,工程设计档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。
  2.工程设计档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
  3.工程设计档案信息管理人员的素质有待提高。实现工程档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
  
  二、工程设计档案信息电子化管理的益处
  
  1.工程设计档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。
  2.工程设计档案涉及面广,贯穿于工程全过程,档案的信息化可便于工程的管理、设计、技术人员和施工人员对整个工程项目的情况的了解,因此做好工程设计档案管理的信息化不仅仅只是为当前工作服务,也是为历史负责的表现。工程设计档案的信息化可从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面提供准确、可靠的数据。
  
  三、工程设计档案的特点
  
  工程设计档案的主要特点为①成套性②形成的阶段性③内容的专业性④修改、补充的多变性⑤经济效益的社会性。
  ①设计单位以一个独立的工程项目作为设计工作对象,把不同专业的设计人员组成一个项目组,按照严格的、科学的设计程序,一个环节紧扣一个环节有规律地开展设计工作,并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体,从而决定设计档案的成套性。一项工程设计全部设计文件材料的总和,包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等, 按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案, 其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分,这就是它的成套性。②一项工程一般都要经过设计准备(即前期)阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段,因此,每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体,并决定文件材料形成的阶段性。③一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业,又相互配合共同完成,每一专业设计文件必然是该专业的技术活动的表达和存在形式,它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都具有专业性的特点,其利用多数也是有针对性地按专业来进行。④在施工安装过程中经常出现设计变更,需要对设计文件进行必要修改和补充。比如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错;地质等自然条件可能出现了新的情况;物资供应的变化可能改变设备材料使用;施工方法的改变需要变更设计等等,这些不可遇见的意外情况都要求设计变更以适应施工。有时有的图纸需要多次修改、补充,有的部分图纸甚至成套作废,要重新设计。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的、必要的和允许的,但又应是很严格的。这是工程档案有别于其他一些档案的重要特点。⑤设计单位的工程设计档案,是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供设计图纸文件,作为施工必要条件,其次,它是可供开发利用的设计技术资源,对内可参考复用,对外可供技术转让和交流。为此保存工程设计档案完全是为了满足生产建设需要向社会提供服务的。

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