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公选公文写作基础知识:通报的写法必需知道的知识

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  通报的写作必需知识
  (一)通报的适用范围及特点
  通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
  通报有两个特点:
  1.内容的真实性。真实是通报的生命。通报的任何情况、事实都必须是真实的,不能有差错,更不能编造假情况。因此,写通报,对正反两方面的事实都要认真核实,做到准确无误,没有水分。例如对先进事迹的通报表扬,要实事求是地反映,不要拔高,更不能借贬低群众,来提高先进人物。
  2.目的的晓谕性。表彰先进的通报,对被表彰单位是一种鼓舞、激励;对其他单位是一种教育,引导其找差距,学先进;对后进单位是一种鞭策,激励他们学习先进,迎头赶上。批评性通报的目的则是让人们知道错误,认识错误,吸取教训,改正错误,引以为戒。交流情况的通报,是让人们了解通报的事项。
  (二)通报的主要类型及行文方向
  根据通报的作用和应用范围,可将通报分为三类:
  1.表彰通报。用于在一定范围内表扬好人好事。
  2.批评通报。用于在一定范围内批评错误,纠正不良倾向。
  批评通报和表彰通报,都是下行文,制发单位没有级别限制。
  3.情况通报。多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态,以供工作参考。
  情况通报多作下行文,也兼作平行文。
  (三)通报的作用
  通报对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用,主要是起到倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体作用是:
  1.嘉奖和告诫的作用。在一定范围内对具体的人和事表扬或批评,借以达到鼓励先进、弘扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。表彰通报和批评通报对当事人的奖励或惩罚,具有行政约束力。
  2.交流作用。传达重要情况和知照事项的通报,能及时交流信息,上情下达,并能促进上下级之间、有关部门之间的相互了解。
  (四)通报的结构与写法
  1.标题。通报的标题通常由发文机关、事由和文种三个要素构成,有时可省略发文机关和事由,只写“通报”二字。但比较重要的通报则不能省略。
  通报的签署和时间也可以在标题下方,这样则不再落款;通报也可以有抬头、落款,时间则写在发文机关下面。
  2.正文。
  (1)表彰通报正文的一般写法。
  1)叙述先进事迹,包括时间、地点、人物、事迹、怎么做、结果;
  2)对上述事件进行分析、评议,指出其典型意义,或概括其主要经验。语言要简明概括;
  3)提出表彰或发出号召。
  如果是转发式的表彰通报,正文部分先对下级机关所发的这个材料进行评价,加上批语,即对被表彰者进行评议等,再发出号召或提出要求。
  (2)批评通报正文的一般写法。
  1)通报原由,即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚;
  2)对事故进行分析评议,重点分析事故发生的原因,指出事故的性质及其危害,并提出处分决定;
  3)写明防止此类事故的措施,要对症下药,提出告诫,或重申某一方面的纪律。
  (3)情况通报的一般写法。
  情况通报的正文,关键在于对情况的掌握要确实、全面、充分。它的正文包括:
  1)叙述情况;
  2)分析情况,阐明意义;
  3)提出指导性意见。
   (五)通报与通知的区别
  从通报与通知的特点和作用,可以看出它们的主要区别有:
  1.内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章,批转和转发公文,传达需办理和周知的事项等;通报则是表扬先进,批评错误,传达、交流重要的情况、信息。两者虽然都有告知的作用,但通知告知的主要是工作的情况,以及共同遵守执行的事项;通报则是告知正反面典型,或有关重要的精神或情况。
  2.目的要求不同。通知的目的是告知事项,布置工作,部署行动,内容具体,要求受文机关了解要办什么事,该怎样办理,不能怎样办理,有严格的约束力,要求遵照执行;通报的目的主要是或交流、了解情况,或通过正反面的典型去教育人们,宣传先进的思想和事迹,提高人们的认识。
  3.表现方法不同。通知的表现方法主要是叙述,告知人们做什么,怎样做,叙述具体,语言平实;通报的表现方法则常兼用叙述、说明、分析和议论,有较强的感情色彩。
  (六)通报的写作要求
  1.注意时效性。发通报要抓住时机,及时将先进典型和经验向社会宣传推广,对反面典型予以揭露,引起警戒,或对某些重大事项和重要情况,及时予以通报,以起到交流情况、信息,指导工作的作用。错过时机的通报,就失去了它的时效性,没有行文的意义了。
  2.注意指导性。不能事无巨细都发通报,要选择对工作有普遍指导意义的事项来发通报。通报要有普遍的指导意义,就应选择典型。先进的典型要能反映事物的本质特征,能揭示时代的本质,体现时代的精神。反面的典型,应有一定的代表性,能体现鉴戒的作用。所以,只有选准、选好典型,通报才能起到激励教育、推动工作和批评警戒的作用。
  3.注意真实性。通报中所涉及的事例,必须是客观存在的,经过反复调查、认为是真实可靠的,绝不允许捏和虚构。同时,事例的反映要准确,不能夸大或缩小,要实事求是。通报在结尾提出的希望和号召,也必须切合实际,有一定的针对性,使读者能够接受或受到启示。

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