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会议承办代理合同

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  甲方:_________
  乙方:_________
  经友好协商,甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_________会议事宜达成如下协议,双方共同遵守执行。
  一、甲方主办的会议全部交由乙方承办。会议地点是_________。会议时间_________年_________月_________日至_________年_________月_________日。
  二、乙方提供如下会议服务:
  (一)礼仪及接待:乙方提供_________名接待人员,设立标识(甲方提供企业或行业标识,乙方制作,费用另算),至汽车站、火车站、机场,引导参会代表及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立),乙方提供_________名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项。礼仪工作时间为_________月_________日_________时至_________月_________日_________时,下榻酒店接待人员工作时间为_________月_________日_________时至_________月_________日_________时。
  (二)会议交通:
  1、站场接送:根据甲方实际要求,乙方必须于_________月_________日_________时至_________月_________日_________时安排_________辆_________座空调巴士至机场(汽车站、火车站)。双方同意所有费用按运输趟次结算。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶,甲方按照大巴_________元/趟次、面包车_________元/趟次、轿车_________元/趟次结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出,并在行驶单上签字。送站场费用同上述约定。双方应在_________月_________日前,确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付),甲方确认。
  2、会务交通:乙方必须于_________月_________日_________时至_________月_________日_________时安排_________辆_________座空调巴士,8座面包车_________辆,4座轿车_________辆至_________酒店,用于接送会务人员至会场/宴会现场(地点为:_________)。甲方负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程,选择)。费用合计为_________元。
  (三)会场布置:乙方应在_________月_________日前预订_________会场,并于_________月_________日前按甲方要求完成布置:
  1、主席台:要求_________席位,有线/无线麦克风_________个。配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)。双方确认:投影仪为(甲方自带,乙方提供甲方租赁,第三方提供),当甲方自带时,乙方仅有义务提供技术支持,不负责保证仪器正常工作;双方确认,投影仪租赁价格为_________元/天,茶水提供及服务人员包含在会场租赁成本中。
  2、会场布置:乙方必须于_________月_________日前完成会场布置-U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择,安排席位不少于个。会场悬挂横幅条,内容为_________。
  3、氛围支持:乙方应在_________月_________日前完成个气球条幅悬挂,条幅内容为(_________),拱形气模_________个,会场内/外摆放花篮_________个。会场布置与氛围支持费用总计为:_________元。
  4、同声翻译系统:乙方必须于_________月_________日前调试好同声翻译系统,提供_________声道翻译(语种为_________),_________月_________日前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员,并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在_________月_________日前熟悉所需翻译的专业领域。同声翻译支持费用总计为:_________元。
  (四)餐饮安排:双方确认,会议期间与会人员就餐地点为_________酒店_________餐厅及_________$餐厅。其中中餐就餐人数不少于_________人次,西餐就餐人数不少于_________人次。早餐餐标为_________元/人,正餐(中餐及晚餐)餐标为_________元/人,宴会餐餐标为_________元/人,早餐、正餐及宴会餐食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水),时间是_________月_________日_________餐至_________月_________日_________餐止,其中_________月_________日_________餐为宴会餐。会议人员凭_________证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐),正餐为围桌式(或者自助餐)团餐,具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。商务考察旅程用餐另计。
  (五)宴会餐/商务酒会要求
  1、时间:_________月_________日_________时至_________月_________日_________时;
  2、规模:_________;
  3、内容:
  (1)自助餐/围桌宴会:_________;
  (2)演讲系统:_________;
  (3)娱乐节目:_________;
  (4)服务/交通:_________。
  (六)会务考察安排:
  1、会务考察双方确认,会议期间甲方与会人员进行商务考察,线路及行程如下:线路安排:D1_________;D2_________;D3_________;人数:_________人;车辆要求:_________;
  2、乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同。
  (七)返程票务服务:双方确认,甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处,时间为_________月_________日_________时至_________月_________日时):
  1、机票:明折明扣,送票费_________元/张,送票至下榻酒店;
  2、火车票:按票面实际价格,每张收取_________元服务费,送票至下榻酒店;
  3、巴士:按票面实际价格,送票费_________元/张,送票至下榻酒店;
  (八)住宿安排:双方确认,甲方预订客房数共计_________间,其中_________饭店_________级标准间_________间(_________元/间),商务套间_________间(_________元/间),行政套间_________间(_________元/间);_________饭店_________级标准间_________间(_________元/间),商务套间_________间(_________元/间),行政套间间(_________元/间)。基于与会人数有一定的机动性,双方约定乙方_________月_________日_________时预留客房+10%;截至_________月_________日_________时甲方实际用房如果低于预订,则按预订客房数量结算,超过的按实际结算(在预订总量的10%范围内),乙方承诺超过部分按预订价格计算。月日_________时以后按实际用房计算。所有用房时间为_________月_________日至_________月_________日_________时。超过_________月_________日_________时,如果甲方人员需要继续使用客房,可提前通知乙方,乙方可以与酒店交涉,尽量(但不保证)按协议价格结算。双方确认,乙方必须在_________月_________日_________时前获得酒店预定房间钥匙牌,按甲方指定名录登记分派房间,同时完成入住登记。
  (九)财务协助:双方确认,甲方与会人员签到时,乙方提供名财务人员协助甲方收取会务费用,提供验钞设备,并协助甲方人员统计核实相关应收费用。
  三、双方确认:以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后_________个工作日内支付人民币_________元作为预订金。
  1、甲方确认:除非发生以下几种情况,否则甲方不存在撤销或变更本协议理由-如果撤销或变更,乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失:▲战争或政治事件;▲甲方进入破产程序;▲甲方实体进入重组变更程序;▲因地震、洪水等人力不可抗拒因素;▲由于政策或法律变化导致会议不可能举行。
  2、甲方如在预定的期间内变更会议时间,但变更通知必须于预定期限前_________天抵达乙方,乙方接到甲方通知后应在_________个工作日内以(□传真□电邮□公函)方式回执确认,甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致,双方间的协议除会议日期外,其余不作变更。
  3、乙方服务的变更除非发生如下情形,否则乙方无权变更服务
  (1)乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件,同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求;
  (2)会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病);
  (3)会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所)。
  如果不是由于上述原因,乙方要求变更服务,将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时,乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方,并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择,乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。
  四、基于友好合作的精神,所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定:
  1、甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前_________个工作日前通知乙方,除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项中抵扣,不足部分乙方有权要求甲方补足,多余部分乙方同意返还甲方),乙方放弃预定收益的索赔;
  2、甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_________日通知乙方,甲方应赔付乙方预期利益的_________%,并不退回预付金;
  3、乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的,于会议举办前_________日通知甲方的,必须全额退还甲方预付款;如在_________日前通知甲方,乙方必须赔付甲方本协议总金额的_________%。
  4、双方约定费用核算原则如下:双方确认,所有服务费用在_________月_________日前由甲乙双方核算认可,甲方保证一次性将款项支付给乙方,如果超过约定期限,乙方有权要求甲方支付滞纳金,标准为总量的0.5%,按日计算。
  5、生效:本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。协议一式四份,双方各执两份。
  6、未尽事宜、仲裁:双方约定,如果对本协议执行出现争议,将首先协商解决;如果协商不能解决,双方将申请仲裁解决,仲裁地点为_________。
  甲方(盖章):_________           乙方(盖章):_________
  代表(签字):_________           代表(签字):_________
  联系人:_________                联系人:_________
  地址:_________                   地址:_________
  电话:_________                   电话:_________
  帐号:_________                   帐号:_________
  开户行:_________                开户行:_________
  _________年____月____日           _________年____月____日


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