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时间管理--完整的行动清单

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响
 

 

首先我们先开始讲六个流程中的前两个流程,也就是收集及加工组织,当我们的杂事进来,要先统一收集到收件匣,其次要加工成行动,并组织到行动清单中。也就是说前两个流程的目的,就是要建立一个完整的行动清单。

 

 

 

在谈建立完整行动清单的细节前,我们先讲讲为何完整的行动清单如此重要。一般人把大脑当作是记忆的工具,所以对朋友、家人的承诺,自己想要做的事情等,一股脑都放在脑海里。但是我们的大脑并不是如此可靠,记在心中的事情可能会忘记,不仅如此,所以的事情放在心里,根本就没有办法轻松自在。 >这本书的作者David Allen建议,如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯,日复一日不间断,就是在练习黑带级时间管理了。因此,想要做好时间管理,学习列好完整清单的习惯相当重要。

 

以我这五年,长期实行时间管理下来,发现要建立完整的行动清单有三个要点,第一是要培养完整的杂事收集习惯,其次是拥有优秀的行动加工能力,最后是选择合适的行动清单工具,让我们一一讨论吧。

 

 

 

(1)培养完整的杂事收集习惯

 

培养收集的杂事习惯其实相当容易,难的是持之以恒,所以选择自己的生活经验中,合适自己的方式及工具是第一步。很多人学了时间管理,就跑去买电脑、买pda,花了许多时间学习工具,这都是不必要的,仔细思考自己原本就惯用的工具,好好的发挥效能,是比较好的方法。

 

 

 

例如我的父亲,他有事情时,就会写一个小纸条,丢在西装衬衫上衣的口袋中,下班后,就把这些纸条拿出来,看哪一些事情需要处理。

 

 

 

例如我的朋友Ada,就利用一张A4纸,折叠成小记事本,专门用来收集杂事,这个小记事本虽然小到可以放进皮夹中,却可以写八页的内容,所以可以纪录下很多杂事。

 

 

 

以我自己而言,我偏好用智慧型手机(TREO 650)上面的涂鸦软体,随时纪录自己的想法及对他人的承诺。而数位工具的好处是,纪录的事情再多,都不会增加体积。

 

这些工具,也就是我们课程中会一再提到的收件匣。收件匣让杂事有一个脑袋之外的放置之处,所以不用担心会找不到。重点其实不只是工具的选择,更重要的是培养把事情放在脑袋之外的习惯。当我们随时随地都养成纪录收集杂事的习惯,完整把事情移出头脑之外,才能”处于没有压力的状态”、”增强信守承诺的能力”,这就是我们时间管理的目的。

 

 

 

(2)优秀的行动加工能力

 

当我们把杂事一件件从收件匣拿出来,清空收件匣,并确认每一个杂事的后续行动,放进可靠的行动清单系统,这就是加工。每一次我花时间把杂事加工成行动,我都有一种如释重负的感觉,觉得这件事情开始进入自己的掌控范围,不用害怕会遗忘或如何去作这件事情。

 

行动和杂事不同,行动必须是具体可行的事情,杂事则否。

“举办一场在台北的研习会”是杂事,”email给Jennifer讨论台北研习会场地租借问题”就是一个行动,

“轮胎破了”是一件杂事,”打电话给轮胎店郑老板起请她派人来拿车子”是一个行动

“准备行销会议企划案”是一件杂事,”下午两点和Susan碰面,和她讨论已经做好的简报,并请她给予意见”是一个行动

 

行动需要花费时间,而且可以帮助我们将事情往达成的方向前进,我通常会尽量把杂事加工成20分钟以下可以完成的行动,这样在我们在做排程时,就很容易估计行动的要花费的时间。即使简单的杂事,都应该想清楚如何达成,因为现在不想清楚,以后要做的时候还是要再想一次,如果事前想好,放进行动清单,我们心理的负担就能大幅降低。

 

 

 

(3)选择合适的行动清单工具

 

要成为黑带级的时间管理高手,就要学会列清单。当我们学会把杂事加工成行动,日子一久,行动的数量就会持续增加,变得不能用脑子记了,此时我们需要有合适的组织工具来存放,以下是几个行动清单工具的例子。

 

 

 

Ada使用万用手册来存放自己的清单

 

 

 

朋友老K使用wince智慧手机上listpro软体

 

 

 

朋友awhii则是利用Microsoft Outlook软体来放置所有的行动清单

 

 

 

朋友prdro是使用一个叫做MLO的软体工具来存放

 

 

 

我和一些使用苹果电脑的朋友则是使用一个叫做iGTD的软体来存放

 

 

 

不管使用哪一种工具,要组织好自己的行动清单,有场合分类的概念很重要,我自己会把行动规划成自己动手、当面沟通、打电话、思考/规划、电脑工作等几种场合来分类,这些场合大致上是依照电话、电脑等工具种类及工作性质分类,可以让我们在同一个场合,批次处理自己手上的行动,节省大量的时间。一般而言,利用一些科技工具比较有效益,可以节省时间,但是也要依个人风格及喜好来选择工具,不一定是3C 工具就一定好。

 

结语

我们这一课讲的是建立完整行动清单的重要及方法,这个习惯的培养需要一段时间的学习及尝试,但是我常常觉得结夥攻顶、事半功倍,我们可以利用各种网路的工具来加快学习的速度。最后也希望大家能够建立好自己的完整行动清单,这样的益处是,可以早日成为时间管理的黑带高手,拥有时间去追求自己的梦想。

 

 

 

接下来的课程,介绍的是第一个流程”收集”,请继续加油。

 

延伸阅读(部份為台灣博客,或許有些在內地無法閱讀)

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

好友苹果核的的文章开始你的GTD

万用手册达人 Ada的部落格

好友awhii写的用outlook时间管理文章Outlook也能搞定GTD-简便数位式任务管理方法

好友pedro的部落格 ,也有些时间管理的探讨


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