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时间管理--我的每周检视实务分享

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响

基督教新教于主日(即星期日)在教堂举行的宗教活动称为礼拜,我们时间管理则有每周检视,一样是一周一次。我们可以藉由每周的检视和自我做对话,让自己可以就较高的视野检视自己的生命。twhsi觉得长期运行下来,对自己的帮助很大,也建议大家试试。

每周检视,主要有三个步骤,前后七天日记、检视行动列表、检视周行事历,这部份笔者在运用晨间日记做好检视与更新课程提了不少,不再重复。今天主要要详细说明自己检视之后写了什么东西,在生活中又如何的运用到每天的行动中。

 

(1) 我的行动列表(苹果计算机软件)

twhsi的行动列表架构在iGTD这个苹果计算机的软件上,我在每周检视时,会把这一周的杂事全部加工处理成行动,并打字到iGTD中,分门别类的放置。


iGTD最大的优点就是很有组织性,我会把一些事情放到四大需求,一些行动放到任务中,零辛的事情则分场合放置。也因此,我所有的行动都一定会放在iGTD中,让我每周检视时,可以一目瞭然。

笔者检视时,就会由上而下一一项项来,先是四大需求里面的行动,接着是任务,最后是各个场合。由上而下的原因是,有时每周检视的时间不足,至少我们掌握了这些行动中比较重要的部份。这样就足以让我们对下一周的行动有一个大概的认识。有空的时候,则是每一个行动都会浏览一下,看看有无需要立刻运行或者是重新加工行动。

 

(2) 我的行事历

有一点可能大家会很惊讶,我的行事历基本上很空,由于我把行事历的位阶放的很高,一定要是很重要的事情才会放进去,所以周间的事情及约会,基本上我写在每日计画的地方就够了(近几天的约会),所以也不常会用的行事历。

 

反倒是twhsi很重视朋友的生日,所以我的行事历上面都有朋友生日字段,配合FACEBOOK这类的人脉网站,对生日掌握就能做的更好。其次,笔者和老婆的习惯是很早就开始规划行程,而且会规划得很详细,所以不必用到行事历,大部分行事历都是写周末的事项,以免撞期。我的习惯是,四个小时以上的行程我就放在行事历上,让老婆知道我的行程,除此之外,就不一定一定要放在行事历上了。

 

(3) 我的近期计画的方法(苹果计算机软件)

TaskPaper是好友成远介绍我使用的程序,一开始不以为意,因为这个程序很小,又是一个共享软件,后来使用两周以后,我付费19美金买了这个小程序。

简而言之,twhsi利用TaskPaper这个小程序来作weekly compass的工作,笔者放入的是近期最重要的几个任务及相关几个行动,让我打开这个程序时,可以随时抓准自己的方向,让自己做的事情,能够朝着几个目标前进。我会分青商会、研习会、出书等不同的任务,列出要做的几件事情,当我作每日计画时,优先排入MITs。iGTD里面放的行动是包山包海,全部的东西都放在里面,TaskPaper里面放的任务twhsi会限定再七个之内,是最重要的计画。

gasolin曾经介绍过类似的概念The PigPog Method,有兴趣的人也可以看一看这两篇文章

用待办事项列表管理小计画-1 步骤分析
用待办事项列表管理小计画-2 The PigPog Method


(4)我的写书资料整理(高级使用)

许多和twhsi比较熟的朋友都知道,我要开始写一本时间管理的书籍了,所以每周检视时,笔者也会遇到需要处理许多写书的资料和点子的问题。基本上,我会用我的treo 650手机收集写书的点子,不管是行走时或睡梦中,我都可以藉此收集。(不过当前想像不出游泳时如何收集:> )

 

收集好的点子,笔者会统一放在苹果计算机的一个程序OmniOutliner,这个程序除了可以用树枝状的方式整理我的点子外,更可以很方便的贴入图形及各种多媒体文件,藉以累积大量的参考资料,相当方便好用。除此之外,我也用这个软件来作会议记录及上课笔记。由于苹果计算机上还找不到顺手的心智图软件,先用这个软件整理也不错 :>

结语

今天介绍了我如何在每周检视时”写下”各种内容的工具,每周检视是一个很值得大家养成的好习惯,可以让我们在下一周开始之前,把这一周事前做好规划。孙子兵法中说”夫未战而庙算胜者,得算多也﹔未战而庙算不胜者,得算少也。多算胜,少算不胜,而况无算乎!吾以此观之,胜负见矣。”,每周检是在我的眼里,就是一种庙算的概念,每周持之以恒都能做好妙算,在人生中自然胜多败少了。

今天我们介绍的虽然多是苹果计算机上的软件,但是pc上面也有许多功能类似的软件,大家可以变通运用喔。接下来,我们要介绍的就是”半年检视”,我们继续加油。


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